Achat en gros de modules de pontons flottants : échantillons, bordereaux d'expédition, livraison et service après-vente

Un bon de commande précise : “ 600 flotteurs de quai, avec connecteurs ”. Le premier camion arrive avec le nombre requis de flotteurs, mais les fixations de bordure pour l'accès au quai se trouvent dans le deuxième camion. L'équipe ne peut monter que les sections pour lesquelles toutes les pièces sont arrivées. Cet exemple retrace le parcours d'une commande hypothétique, depuis le devis et l'assemblage d'essai jusqu'à la livraison et aux pièces de rechange.

Que doit fournir un fabricant de pontons flottants dans le cadre d'une commande importante ? Demandez des plans d'implantation et de raccordement soumis à un contrôle des révisions, une nomenclature par zone, un devis détaillé et un cahier des charges précis. Avant de passer commande, convenez d'un montage d'essai, d'un échantillon validé, d'un calendrier de livraison et des conditions de service après-vente. À l'expédition, chaque envoi doit être accompagné d'un bordereau d'expédition au niveau de chaque colis, de numéros de lot de production traçables et des procès-verbaux d'inspection spécifiés dans le contrat. Utilisez les mêmes identifiants de zone, références de pièces et révisions de plans dans l'ensemble de ces documents.

1. Envoyez le plan du site et choisissez les raccordements à assembler à titre d'essai

Dans cet exemple, le plan approuvé prévoit 240 modules dans la zone A (passerelle d’accès à la terre) et 360 dans la zone B (plateforme). La zone A est mise en place en premier. Indiquez les dimensions, l’usage prévu, le raccordement à la terre et l’ordre de pose sur le plan de demande de devis. Si le projet comprend des ancrages, des garde-corps, une rampe d’accès ou un amarrage de navires, communiquez les dimensions d’interface disponibles et les informations relatives au niveau de l’eau. Pour les dimensions encore indéterminées, demandez au fournisseur de préciser ses hypothèses et d’identifier les éléments concernés. Indiquez qui conçoit, fournit et installe les ancrages et les raccordements à la terre.

Demandez un lot d'échantillons représentatif des premiers travaux de la zone A. Effectuez un montage d'essai d'un joint intérieur type et d'un joint de rive, puis vérifiez l'interface effective avec le support. Utilisez le modèle de flotteur proposé, les goupilles, les fixations de rive, les rondelles et les outils de pose. Vérifiez que les fixations s'enclenchent et se verrouillent conformément aux instructions, que les joints s'alignent comme indiqué sur le plan et que l'équipe dispose de suffisamment d'espace pour utiliser les outils. Pour une extension, effectuez un montage d'essai des nouvelles pièces contre un module existant.

Consigner l'identifiant de l'échantillon, les références des raccords flottants et des raccords de montage, la révision du plan, les photographies, les résultats des mesures et la date d'homologation. Répéter les contrôles pertinents sur des échantillons prélevés sur le premier lot de production à l'aide des raccords de production. Avant le lancement de la production, convenir de qui prélève et certifie les échantillons, des éléments à mesurer et des cas dans lesquels il convient d'étendre l'inspection. Si le fabricant modifie la révision d'un moule ou remplace un raccord, consigner le premier lot concerné et tester à nouveau les raccords concernés avant d'approuver les plans révisés et la nomenclature.

2. Reliez chaque raccord indiqué à un raccord figurant sur le plan

Demandez au fournisseur de vous fournir le plan, la nomenclature et le devis correspondant à cette même révision. Deux devis peuvent porter sur la même surface de pont tout en proposant des ferrures de bord, des défenses ou des outils différents. Comparez les postes du devis avec le périmètre requis avant de comparer les montants totaux.

Le nombre de raccords dépend de la configuration réelle. Une même surface de pont, qu’elle soit aménagée en longue passerelle ou en plate-forme carrée, peut présenter un nombre différent d’arêtes et d’angles. Hisea Dock répertorie séparément les goupilles courtes, les fixations latérales et les raccords destinés aux assemblages à double couche. Demandez les références et les quantités correspondant à vos plans. Catalogue d'accessoires Hisea Dock

Prenons l'exemple de la pièce A-E02. Le plan indique son emplacement. La nomenclature précise les pièces, leur quantité à chaque emplacement et le total pour la zone concernée. Le devis indique les prix de ces mêmes références. S'il est indiqué “ un kit de raccordement ”, demandez la liste des éléments compris dans le kit afin de pouvoir compter les boulons et les rondelles et vérifier si l'outil d'installation est inclus.

3. Préparer le premier envoi en fonction des travaux qui débuteront en premier

Indiquez que le premier envoi comprend 240 flotteurs de la zone A, les raccords intérieurs et périphériques de cette zone, les outils nécessaires pour démarrer les travaux ainsi que les plans correspondants. Si l'entrepreneur achète le raccordement à terre séparément, attribuez-lui sa propre date de livraison requise sur site. Envoyez les 360 flotteurs de la zone B et leurs raccords dans le deuxième envoi. Si un article ne peut pas être chargé dans le premier camion, demandez au fournisseur d’indiquer les raccordements concernés afin que l’équipe de chantier puisse déterminer quels travaux peuvent tout de même se poursuivre.

Ces quantités et ces références sont fournies à titre indicatif. Pour la commande effective, veuillez vous référer aux plans et au schéma d'emballage approuvés. Répertoriez et emballez les pièces de rechange séparément afin que l'équipe puisse les distinguer des pièces destinées à l'installation.

Indiquez quatre dates dans le calendrier de livraison : validation des plans et des échantillons, disponibilité du premier lot de production pour contrôle, expédition prévue et date d’arrivée requise sur site. Calculez à rebours à partir de la date de début afin de prévoir suffisamment de temps pour le déchargement, le comptage, l’assemblage d’essai et tout envoi de remplacement. Si un devis indique “ 20 jours ”, demandez à partir de quand le délai commence à courir et si le 20e jour correspond au chargement à l’usine ou à la livraison sur site. En cas de retard, demandez quelles caisses ou quels assemblages sont concernés et quand les pièces manquantes arriveront.

Sur la liste de colisage, indiquez en correspondance le numéro d’expédition, la zone, l’identifiant du colis, la référence de la pièce et la quantité. Si plusieurs petits lots de raccords sont regroupés dans un même carton, précisez leur emplacement sur la liste de colisage et sur l’étiquette extérieure. Pour une livraison sur le littoral ou sur un site temporaire, vérifiez l’accès des camions, les équipements de déchargement et les modalités de stockage. Lorsqu’une commande internationale fait appel aux Incoterms® 2020, précisez le lieu ou le port désigné et vérifiez la répartition des frais de transport, du déchargement et des risques selon la règle choisie. Recommandations de l'ICC concernant les lieux désignés et la livraison

4. Compter les colis lors de la remise, puis en vérifier le contenu

Lors de la remise des marchandises, comptez les colis, consignez les dommages visibles et photographiez les étiquettes concernées. Après le déballage, vérifiez la correspondance entre les modèles, les lots et les quantités indiqués sur la liste de colisage. Suivez le plan d'échantillonnage convenu pour les contrôles visuels, les dimensions critiques et l'assemblage d'essai. Précisez dans le contrat que la remise des marchandises, l'inspection après déballage et la réception des travaux installés relèvent de responsables distincts, avec des délais et des registres spécifiques.

Lorsqu'une pièce ne s'adapte pas, conservez les étiquettes de l'échantillon et de l'emballage avant d'apporter la moindre modification. Agrandir un trou, couper une patte ou enfoncer de force une goupille rend plus difficile la détermination de la cause du problème : erreur d'emballage, problème dimensionnel ou problème d'installation.

5. Rédigez une demande de remplacement à laquelle le fournisseur puisse donner suite

Supposons que l'équipe trouve cinq kits dans le carton A-P03 alors que la liste de colisage en indique six. Enregistrez l'expédition n° 1, le carton A-P03, la référence A-E02 et un manque d'un kit. Ajoutez le numéro de commande, les références des pièces manquantes, la ligne correspondante de la liste de colisage et les photos du déballage. Demandez au fournisseur s'il enverra un kit complet ou des pièces détachées, quelles seront les dates d'expédition et de livraison, et qui prendra en charge les frais de transport. À la réception du remplacement, vérifiez-le par rapport à la liste d'origine du kit et clôturez le dossier de manque.

Si les six kits sont présents mais que l’un d’entre eux ne s’adapte pas, conservez le flotteur concerné, les pièces de fixation et les étiquettes afin de les comparer à la révision du plan et à l’échantillon approuvé. Notez les références des pièces de rechange, les lots concernés et la nouvelle méthode de test. Dès réception de la pièce de rechange, testez-la au niveau du même raccord. Définissez des conditions après-vente distinctes pour les quantités manquantes, les articles erronés, les dommages liés au transport, les défauts du produit et l’usure normale. Pour chacun de ces cas, convenez des preuves à fournir, des délais de réponse et de résolution, ainsi que des frais de transport et de main-d’œuvre sur site. Précisez la date de début de la garantie et ce qu’elle couvre pour les corps de flotteurs et les raccords.

Dressez la liste des pièces de rechange couramment perdues ou usées et identifiez-les par leur référence. Pour les sites où les temps d'arrêt sont critiques, renseignez-vous sur les délais de réapprovisionnement et sur la manière dont le fournisseur vérifiera la compatibilité si la version d'origine n'est plus commercialisée. Remettez les plans définitifs, les références des pièces et l'inventaire des pièces de rechange à l'équipe de maintenance afin qu'elle puisse identifier la version installée lorsqu'elle commandera des pièces de rechange.

Texte à ajouter à votre demande

Veuillez établir un devis pour les flotteurs et les raccords par zone d'installation en vous référant à la version du plan ci-jointe. Identifiez chaque raccord en précisant les détails de raccordement. Joignez un lot d’échantillons pour un montage d’essai, en indiquant les dates prévues pour la validation des échantillons, le contrôle du premier lot, l’expédition et la livraison sur site. Préparez la première expédition en fonction des travaux dont le démarrage est prévu en premier. Dressez la liste des éléments manquants et précisez les raccordements concernés. Joignez les registres d’emballage des échantillons et de contrôle en usine, et indiquez qui est responsable du déchargement, des expéditions de remplacement, de la gestion de la garantie et des futures pièces de rechange. Signalez toute information manquante concernant l’alimentation en eau, les raccordements à terre ou l’installation qui serait nécessaire à l’établissement de votre devis.